TIP#746: Když už sdílíte něco v Google Docs (prostě v cloudu), hlídejte si velmi důsledně práva

Už dávno dávno vyšel na #PRTIPY tip Když už sdílíte tiskové materiály přes cloud, nezapomeňte správně nastavit práva, Týkal se tiskových zpráv, které občas někdo nepošle v příloze, ale nasdílí je z Google Docs (ale mohlo by to být i Office365 a další podobné věci). A čas od času nastaví zvláštní práva.

Pokračování textu TIP#746: Když už sdílíte něco v Google Docs (prostě v cloudu), hlídejte si velmi důsledně práva

Advertisements

TIP#745: Mám používat více cloudových úložišť? Praktické postřehy k životu se soubory v cloudu

Cloudová úložiště jako Dropbox, Google Drive či OneDrive jsou dnes běžná už jenom proto, že poslední dvě jmenovaná získáte k účtu u Google či Microsoftu. Velmi pravděpodobně si je také přidáte do počítače v podobě aplikace pro synchronizování. Dříve nebo později pak navíc narazíte na lidi co mají v oblibě Dropbox a budou s vámi chtít něco sdílet (na čem společně pracujete)  a v počítači se vám ještě objeví Dropbox.

Víc cloudových úložišť v počítači problém není …

.. tedy hlavně pokud budete vědět kam se synchronizované soubory ukládají a případně si nastavíte jednotlivé synchronizace tak, aby do počítače stahovaly jenom to, co tam potřebujete mít (za předpokladu, že některá z nich mají hodně souborů a zásadní objem).  Což je první věc, kterou je potřeba udělat a průběžně sledovat a znovu nastavovat. Třeba i podle toho, jestli máte v počítači dostatek místa na disku.

Hlídejte si synchronizaci na mobilním přípojení

2017-03-17 07_28_43-.pngPodstatně je, pokud tohle budete mít na nějakém notebooku či tabletu, aby k synchronizaci nečekaně a nekontrolovaně nedošlo v okamžiku, kdy jste na mobilním přípojení.

Mohlo by to znamenat zásadní a rychlý konec vašeho měsíčního FUP. Řešitelné je to tak, že si zjistíte, kde pod ikonku dané služby najdete možnost zastavit synchronizaci. Nebo se podíváte na to jestli je  jednotlivé služby možné zastavit pomocí NET STOP příkazů (a poté je pomocí NET START spustit). Bohužel právě tohle pohodlné řešení pro výše uvedenou trojici jednoznačně neplatí.

V Disku Google stačí použít Pozastavit. Dropbox má Pause Syncing vlevo dole.

Hlídejte si i nečekaně velké množství odesílaných dat do cloudu

Pokud jste si v mobilním telefonu nezálohovali průběžně pořizované fotografie do (například) Fotek Google, tak v okamžiku zapnutí zálohování se telefon při prvním připojení k Internetu pokusí všechno odeslat do cloudu. Totéž může udělat Dropbox/OneDrive/Google Drive v okamžiku, kdy jste ve svém počítači přidali velké množství souborů. V praxi to může znamenat, že zcela ucpete přípojení k Internetu, kde se zrovna nacházíte – ať už je to doma, v práci nebo třeba v kavárně či restauraci.

TIP: V Jak stáhnout soubor z Internetu přímo do Google Drive (či jiného cloudu)? najdete řešení jak stahovat soubory z Internetu přímo do cloudu. Můžete tak vynechat stažení do počítače a následné uložení do cloudu.

Zálohovat či nezálohovat do cloudu?

Při nastavování zálohování vašeho počítače případně zvažte, jestli (a jak) chcete složky síťových úložišť zálohovat, nebo zda jsou již zálohované někde jinde. Nespoléhejte se na to, že z „cloudu se nic neztratí“, jedna záloha do „offline“ podoby by zcela určitě měla existovat. Je ale také dobré zvážit, jestli cloud využít jen pro zálohování něčeho, co v cloudu nepotřebujete a máte bezpečně uložené jinde. Užitečné čtení případně viz Co byste měli vědět o o cloudovém zálohování?

V Mohu se spolehnout, že se věci z cloudu neztratí? Nechybí vám v Evernote poznámky? Jak zálohovat Evernote? se můžete poučit o tom, že ani cloud není místem, kde se vám prostě nemohou ztratit data.  Zálohovat cloud do cloudu může být řešením, tady třeba viz Jak přenést soubory z jednoho cloudu do jiného?

Jedno cloudové úložiště je lepší. Více nepraktické

Obecně platí, že byste měli mít jedno hlavní cloudové úložiště, které používáte pro prakticky všechno co děláte. Vyvarujte se toho, že začnete soubory rozprostírat po více úložištích – nakonec totiž nebudete pořádně vědět co kde máte a ještě navíc budete na každém vašem dalším počítači či zařízení muset  řešit více úložišť, stažení a hlídání.

Volba toho „jednoho správného“ je asi nejlépe dána tím, kde máte nejvíce volného místa. Pokud si například platíte GSuite a máte tam 1  TB místa, tak je dost kontraproduktivní mít většinu věcí uloženu v Dropboxu. Pár hodin na přesun a uspořádání se vcelku vyplatí a v tomto případě si Dropbox můžete ponechat jako záložní, ale také jako nutný pro spolupráci s dalšími lidmi. Věci trvalejší podoby (v mém případně například pár desitek GB ilustračních fotografií používaných pro blogování i sociální sítě) se spíše vyplatí přesunout právě do hlavního úložiště.

Pozor si dejte i na to, abyste tytéž věci neměli ve více úložištích. V prvním momentě to sice bude asi schůdné, ale za pár dnů či týdnů zapomenete proč jste to dělali, ale hlavně která verze je ta hlavní a které jsou jenom kopie. Trochu pomůže si do složek dávat něco jako soubor README.TXT, ale můžete-li se tomuto vyvarovat, bude to lepší varianta. Trochu může pomoci Jak vyhledávat napříč cloudovými službami?, ale stejně to nebude ono.

Cloudová úložiště nemají nekonečnou kapacitu

Protože jde o úložiště, budete mít tendenci tam pořád přidávat další a další soubory. Až do momentu, kdy zaplníte prostor, který máte k dispozici (5 GB, 25 GB ale klidně i onen 1 TB). Stejně jako v počítači je dobré i online úložiště čas od času uklízet. Ideálně třeba tak, že si věci staré a zbytečné odložíte na nějaký slušně velký domácí NAS.

POZNÁMKA: Po nějaké nedávní konsolidaci směrem do Disku Google tam mám okolo 57 GB dat a okolo 50 tisíc souborů. V Dropboxu ještě je skoro 10 tisíc souborů a 12 GB dat, které tak nějak ještě čekají na roztřídění. A pár desítek GB bude odložených na externím NAS.

Co navíc, pokud si dáte Dropbox či Google Drive do telefonu, tak vám tam začnou přidávat všechno co vyfotíte a natočíte. Tady je opět potřeba se rozhodnout, do kterého jediného úložiště mají fotky a videa padat. S Google Diskem to může být trochu jednodušší, protože tam se fotky budou sypat do Fotek Google, což není přímo součást Disk Google. Bohužel jednoduché je jenom to, že tohle úložiště bude pořád růst a růst a s ohledem na „neomezenou“ kapacitu vám to stejně bude nakonec k ničemu.

Udržovaná praktická struktura je váš zásadní pomocník

Je dobré udržovat rozumnou strukturu složek a rozumný počet souborů ve složce. Google Drive s tím například v zásadě problém nemá, ale pokud si do počítače budete synchronizovat desítky tisíc souborů v jedné složce, má Google Drive občas tendenci padnout. Obecně je pro každé úložiště (a nejenom cloudové) praktičtější mít soubory rozprostřené po složkách

Bohužel v rámci synchronizace Google disku není možné vypnout stahování .gdocs/gsheet souborů, které jsou vcelku k ničemu – ukazují jenom na URL v prohlížeči. A mohu-li doporučit, udržujte si root (hlavní) složku prázdnou. Bude se vám pak na počítači lépe procházet místní kopie Disku Google.

Pokud byste potřebovali na lokálním disku mít soubory z Google Drive jinde než v /users/uživatel/Disk Google? Špatná zpráva, ani v únoru 2017 neumožňuje Google přesunou vše na vámi vybrané místo. V  nápovědě tvrdí, že můžete „odpojit“ účet a pak připojit znovu, ale mylně uvádí, že se Disk Google zeptá na umístění. Nezeptá, je nutné Google Drive odinstalovat a znovu nainstalovat. Pro Dropbox je to jednodušší, viz Jak změnit místo, kde váš Dropbox ukládá soubory a co synchronizuje?

Máte-li Disk Google na dvou počítačích, je zcela běžné, že nebudou mít shodný obsah ani poté, co dostatečně dlouho čekáte na synchronizaci. Většinou se to napraví při příštím startu počítače (přihlášení uživatele). Někdy se pomocí Pause/Resume (Pozastavit/Obnovit) podaří toto uspíšit.

Čas od času se podívejte přes ikonku Disku Google na přehled o synchronizaci – můžete tam totiž najít „nezdařené synchronizace“. Bohužel velmi málokdy zjistíte, proč se nedaří a může jít třeba i o jeden jediný soubor, který se nebude synchronizovat měsíce i roky (pokud to tak necháte). Řešení většinou je, že předmětný soubor smažete – pokud ho potřebujete zachovat, zkopírujte si ho nejprve někam mimo Disk Google, smažte ho, počkejte na synchronizaci a poté ho vraťte zpět.

Napadá vás ještě něco, co by se hodilo k používání cloudových úložišť jako je Google Drive, Dropbox či OneDrive? Ozvěte se, ať můžeme doplnit.

TIP#734: Jak automaticky dostávat obsah na firemní Stránku na Google+

Už jsme to tu jednou řešili v Jak napojit WordPress Blog na Stránku na Google+?, ale je čas se k tomu ještě vrátit. Zejména proto, že dnes (počátek roku 2017) je Google+ nebývale mrtvá platforma, na kterou se nevyplatí řešit vkládání příspěvků ručně. Pokud ale máte na Google+ založený profil (osobní či firemní), tak je škoda je neplnit – pořád to může mít výhodu v nalezitelnosti, zrychlenému indexování, mírnému vlivu na SEO, atd.

Pokračování textu TIP#734: Jak automaticky dostávat obsah na firemní Stránku na Google+

TIP#731: Co vás čeká poté, co vám Facebook zablokoval účet? Peklo nových autorizací

Facebook vám může účet zablokovat z mnoha důvodů, ať už pro ty negativní (protože jste hypoteticky něco provedli) nebo z bezpečnostních důvodů (když se na váš účet přihlásí někdo z druhého konce světa, například). Může ho ale zablokovat čistě náhodou, jako se stalo na konci února. Chyba mechanismu detekujícího snahy o hacknutí účtů zablokovala množství lidem účty a přinutila je účet ověřit a nastavit nové heslo.

Pokračování textu TIP#731: Co vás čeká poté, co vám Facebook zablokoval účet? Peklo nových autorizací

TIP#730: Jaké jsou alternativy pro Skype? Co použít pro telefonování a videotelefonování?

Chcete se zbavit Skype pro hlasovou (a případně i video) komunikaci? V zásadě je to snadné, alternativ je dostatek. Komplikovat to ale bude rozšířenost. Protože přeci jenom Skype je poměrně široce rozšířené. Na druhou stranu, některé z dále uvedených alternativ buď také, nebo je lidé mají, aniž by tušili, že je mají.

Pokračování textu TIP#730: Jaké jsou alternativy pro Skype? Co použít pro telefonování a videotelefonování?

TIP#721: Užitečné tipy pro uživatelé HootSuite

HootSuite je nástroj pro správu sociálních sítí. Pro práci s příspěvky, trochu i o péči o zákazníky (ale chybí ji spojený inbox), sledování a vyhledávání, analýzy, reporty, plánování příspěvků a další věcí. Včetně týmové práce a pokročilejších vychytávek. Jako většina podobných služeb i tahle má některé nedostatky, které lze poměrně dobře „obejít“ tím, že si ji lépe přizpůsobíte. Nebo se přizpůsobíte vy.

Pokračování textu TIP#721: Užitečné tipy pro uživatelé HootSuite

Zásadní pomůcky digitálního marketingu (v přehledné masivní vizualizaci)

V roce 2014 vznikla poslední The Conversation Prism: stále užitečná infografika mapující sociální média a je trochu škoda, že přehledná infografika shrnující veškeré pomůcky pro sociální a internetový marketing žádnou novější verzi nemá. Byť, pokud vezmeme v úvahu nové Digital Marketing Tools Landscape, tak vlastně nová verze vznikla.

Pokračování textu Zásadní pomůcky digitálního marketingu (v přehledné masivní vizualizaci)