825-330-2016-09-15-19_37_19-my-drive-google-drive

TIP#609: Jak v Google Docs (Disku Google) mít štítky (tags) ačkoliv je služba neumí

Pokud používáte Gmail tak určitě používáte štítky. Je to jedna z nejvíce užitečných pomůcek pro třídění pošty a dá se s jejich pomoci realizovat leccos, včetně funkčního TODO systému. A protože tamní štítky je možné proměnit v stromovou strukturu složek, tak jsou ještě užitečnější. O to větší překvapení je začít používat Google Docs (Dokumenty Google) a zjistit, že tam žádné štítky není možné používat. Přitom právě v Google Docs by se enormně hodily.

Paradoxní na tomhle všem je, že uživatelé už dlouhé roky žádají Google aby štítky i do Google Docs (a obecně i Google Drive, Disku Google) doplnil, ale nevypadá to, že by se tohle snad někdy změnilo. Takže je čas vám poradit, jak si štítky pořídit. Ačkoliv tam žádné nejsou.

Řešení první – symbolické odkazy

V tipu Google Drive umí symbolické odkazy. Hodně se vám to může hodit se naučíte jak udělat „symlink“, tedy symbolický odkaz na soubor. To vám umožní mít soubor jenom jednou a v řadě dalších složek mít umístěný jenom odkaz na něj. Ten při otevření vlastně otevře ten jeden originál.

2016-09-15 19_31_49-Start.png
Stačí stisknout Ctrl a přesun (move) se změní na přidání (add). 

Znamená to, že si můžete udělat strukturu složek (třeba pod hlavní složkou „tags“, nebo nějak se lišících od běžných) a soubory kterým potřebujete přidat „štítek“ prostě do těchto složek „vložte“ pomocí symbolického odkazu.

Tohle řešení je skutečně použití štítků nejbližší – jeden soubor můžete mít symlinknutý i do více složek, takže má „více štítků“. Můžete si zobrazit všechny soubory s určitým štítkem, lze snadno soubory někde symlinknuté odtamtud odstranit – ale budete si muset dávat pozor, aby byl odstraněn onen symbolický odkaz, ne soubor samotný.

Řešení druhé – používejte pole Description (Popis) co patří k souboru

Tohle sice není tak jednoduché jako předchozí, ale může se také hodit. Každý soubor má pole Description/Popis v rámci sekce Detaily/Detaily. Můžete tam psát klíčová slova (štítky) či prostě cokoliv, co vám umožní soubory „třídit“ a „škatulkovat“. Google obsah tohoto pole indexuje a umožňuje v něm vyhledávat, takže vám to snadno umožní najít všechny soubory s určitým štítkem (klíčovým slovem). Neumožní vám to ale snadno štítek z těchto souborů odstranit, budete to muset dělat jeden po druhém.

2016-09-15 19_26_41-My Drive - Google Drive.png

Řešení třetí – přídávejte hvězdičky

Tohle už je samozřejmě takové řešení-neřešení, ale je dobré to zmínit. Soubory i složky můžete hvězdičkovat a zviditelnit si je tak ve výpisech. Ale můžete také ve vyhledávání použít operátor is:starred aby vám našel všechny ohvězdičkované soubory. Nakonec „starred“ můžete vidět i vlevo v přehledu složek.

2016-09-15 19_28_13-Start.png

Rešení čtvrté –  měňte barvu složek

Také dost polovičaté řešení, které se navíc týká jenom složek, pro soubory to použít nejde. Každopádně mít možnost obarvit složku je docela užitečné, pomáhá to orientovat se v řešeních kde máte stovky až tisíce složek. Barev je navíc 24, takže máte možnost si je i nějak logicky rozdělit.

2016-09-15 19_29_37-My Drive - Google Drive.png

Rešení páté – aplikace co to přidají do Google Docs

Když si štítkování v Google Docs začnete hledat v Google, najdete pár řešení, které jsou naprogramované aplikace – pro Google Docs (zejména tedy v Google Apps) je možné si pořizovat aplikace, které dělají leccos – některé z nich umí přidat štítky. Které to jsou se tady nedočkáte, protože ani jednu z nich není čas a prostor zkoušet (navíc jsou většinou placené).