TIP#493: Jak psát správně e-maily (korespondenci e-mailem) a komunikaci přes sociální sítě

E-maily jsou pekelný nástroj, málokdo je dokáže používat správně, málokdo chápe, že čím delší e-mail napíší, tím méně je šance, že příjemce bude mít sílu ho číst. Ale to je jenom jedno z těch nejzásadnějších pravidel. Řada dalších ještě existuje pro e-malingy, tedy posílání mailů zákazníkům, ale ty v tomto tipu nehledejte.

Pokud hledáte jak psát články pro Internet a jak je lépe předkládat čtenářům, tak to je v předchozím tipu s názvem Jak správně na texty na Internetu, aby byly lépe čitelné a pochopitelné?

  • Pište krátké e-maily, pouze pár odstavců, žádné romány, to nejpodstanější dávejte vždy na začátek
  • Nikdy, ale opravdu nikdy, nenastavujte pro e-maily nějaké strašně vychytané fonty, barvičky ani velikost písma, není nic horšího, než dostat e-mail s písmem natvrdo nastaveným na 6 bodů
  • Ujistěte se, že ve vašem e-mailu je váš podpis s podstatnými údaji a že je okamžitě jasné, co má příjemce udělat. K tomu viz tip Zapomeňte na podpisy v mailech, skoro nikdo je nečte aneb pravidlo KISS je velmi praktické. Nejenom tady.
  • Ohlídejte si velikost příloh a ujistěte se, že vše podstatné a klíčové je v e-mailu, ne v přílohách, podrobněji viz Proč je nutné hlídat, jak velké obrázky dáváte na web či do e-mailů?
  • Na maily odpovídejte a postarejte se, aby původní e-mail byl buď přítomen před vaším textem nebo citujte. Což ostatně najdete i ve velmi užitečné tipu Jak odpovídat na e-maily? Rychle? Průběžně? Dávkově? Vůbec?
  • Odstraňujte příliš dlouhé citace předchozích mailů
  • Pište ještě kratší a srozumitelnější odstavce, než když je píšete pro článek
  • Velmi podstatnou částí e-mailu je předmět, plní roli titulku článku

Bylo by samozřejmě možné se ještě věnovat tomu jak pracovat s e-maily, ale to si necháme na jiný tip. Řada otázek totiž zůstává, třeba jak dlouho čekat na odpověď, kdy začít upomínat a jak upomínat.

Jak komunikovat přes Facebook a jiné chatovací či sociální kanály

Tady je především nutné zdůraznit, že Pracovní či obchodní komunikace do mailu na Facebooku nepatří. A na sociální sítě v zásadě vůbec ne. Ale když už není vyhnutí, nebo přes sociální sítě řešíte péči o zákazníky, tak je extrémně nutné dodržet pár věci.

Musíte totiž myslet na to, že ve většině sociálních médií se různorodé druhy zpráva (z důvodů nepochopitelných) čtou v miniaturních okenkách, která (z ještě nepochopitelnějších důvodů) emulují to, že se na ně díváte na mobilu (jako na SMSku). Takže?

  • Extrémně krátké odstavce, poslat několik obrazovek textu bez použití odstavců nikam nevede
  • Hned na začátku, v prvních dvou/třech větách, říci jasně o co jde
  • Ještě kratší věty než ve všech předchozích případech
  • Poskytnout kontaktní informace i jiné, než je chat

Stejně jako v případě e-mailů, i zde se asi časem objeví pokračování jak pracovat s 1:1 komunikací na sociálních sítích, protože i zde je řada nezodpovězených otázek.

PS: Připadá vám, že by něco k psaní e-mailů či zpráv na sociálních sítích měl být ještě zmíněno? Dejte vědět.

Advertisements