825-inbox-zero

TIP#345: Co je to Inbox Zero? Mýtus nebo realita? Pomocník nebo zabiják?

Inbox Zero je takový trochu bájný stav týkající se toho, jakým způsobem pracujete s poštou. Podle této „metody“ byste měli usilovat o to, abyste měli prázdnou došlou poštou. Vše co vám přijde by tedy mělo být zpracováno. Na vše co jde odpovíte, co je potřeba předat předáte, věci na později si roztřídíte a označíte tak, abyste věděli kdy se k nim vrátit. Smazatelné smažete.

TIP: Nejsnazší cesta k osvícení, pardon, k Inbox Zero, je například v Gmailu dosažitelná tím, že použijte Vybrat všechno a následně Archivovat. Máte rázem krásně prázdnou došlou poštu (inbox). A zlé jazyky tvrdí, že je to výborná metoda, protože se nic neztratí a věci kde o něco jde? Tam se dotyční ozvou sami.

Ale teď vážněji. Inbox zero (v tomto pojetí) záleží hlavně na tom, jak jste disciplinovaní vy sami, jak si dokážete v poště udržovat pořádek a jakým způsobem si na poštu navážete úkolník a další věci. Hodně vám může pomoci poštovní software, které používáte – třeba právě Gmail dokáže velmi pomoci tím jak umí dobře hledat, dobře nastavenými filtry, označováním pomocí štítků či barevných symbolů.

Když se ve vyhledávání zeptáte na Inbox Zero, získáte stovky článků a tipů. Dlouhé čtení na dlouhé zimní večery.  A také řadu článků na téma, že Inbox zero je nesmysl, jiné alternativy.

Po čase určitě narazíte na www.inboxzero.com (není již funkční) a @inboxzero (mrtvé od dubna 2014) , tedy web (a Twitter) tvůrce této metody, Merlina Manna. Od doby co to Mann vymyslel, se ale idea Inbox Zero mnohokrát změnila, mnoho lidí si k tomu leccos přidalo. A hlavně, zapomnělo se, co původně Mann měl na mysli:

“It’s about how to reclaim your email, your atten­tion, and your life. That “zero?” It’s not how many messages are in your inbox–it’s how much of your own brain is in that inbox. Especially when you don’t want it to be. That’s it.” – Merlin Mann

Musím přiznat, že původní Inbox zero je něco, co mi velmi vyhovuje. Nový, ten který vyžaduje abyste v došlé poště opravdu měli nulu zpráv, považují osobně za něco co je špatně, něco co je zbytečné. Merlin Mann staví Inbox zero na stavu mysli, na tom že přestanete na došlou poštu myslet.

Dnešní Inbox zero? Podvádíte sami sebe

Mann asi moc netušil, kam Inbox zero dospěje. Do nekonečné touhy za každou cenu dosáhnout nulového počtu mailu v došlé poště. Vedoucí ve finále k tomu, že za každou cenu došlé zprávy třídíte, odsouváte, přesouváte. Jenom proto, aby bylo dosaženo cíle. Tím paradoxně není udělat potřebnou práci, ale dosáhnout nuly zpráv.

Ano, je to celé ekvivalent dřívějšímu stavu prázdného stolu, tedy že štos papíru na vyřízení na něm přestal existovat. Pravda ale je, že štos papírů na stole, stejně jako ponechaný obsah v doručené poště není na škodu. Pokud ho dokážete průběžně a správně zpracovávat.

TIP: The Ultimate Way to get to Inbox Zero je možná rozumné čtení o Inbox Zero, případně seriál v 43 Folders Series: Inbox Zero. Česky doporučím třeba Zkroťte svůj e-mail! na MítVšeHotovo.cz (je tam víc užitečného čtení, neváhejte).

Inbox zero funguje i jinde

Ve zdejším souhrnu ‣ GTD aneb jak prorazit prokrastinaci, kam samozřejmě nakonec patří i tento tip, se postupně objevují tipy týkající se toho jak dělat věci. Na dělání věcí (a Inbox zero) je trochu zábavné i to, že věci často dlouho leží – jako ležel i tento tip. Ve „frontě“ témat, které @365tipu jednoho dne (možná) napíše. Většinou dostávají přednost témata nějakým způsobem aktuální, hlavně něco zcela mimo frontu, něco co se objevilo právě „teď“.

Inbox zero ležel ve frontě dokonce několik měsíců, neměl prioritu. Ale protože přesně jako je potřeba čas od času projít doručenou poštu, tak i dnes přišel čas projít frontu tipů. A volba ve starých věcech padla právě na Inbox zero.

Inbox zero pouze odsunuje věci jinam

Skutečnost je ta, že Inbox zero ve většině případů stejně pouze odsunuje věci jinam. Vede k vytvoření jednoho a více „inboxů“ někde jinde. Věci ke kterým se musíte vrátit a udělat je (to do), věci co musíte hlídat a má je udělat někdo jiný (delegate a to check), věci co jste přeposlali a možná nemusíte hlídat, atd. Nebo na to můžete použít obvyklé dělení v podobě – smazat, předat, odpovědět, odložit na později a udělat.

inboxzero_infographic_v2-copy.jpg
Potřebujete to mít namalované jako postup? Tady ho máte. Pochází z Infographic: ‘Inbox Zero’ Flowchart. Je tam i podoba, které se netýká čistě e-mailu.

Ne, „fronty úkolů“ se nezbavíte.

Jedině, snad, že toho máte na práci tak málo, že vám na konci dne nikdy nic nezůstane. Nebo, váš den má tolik hodin, kolik potřebujete, ne pouze 24.

Takže si hlavně dejte pozor, ať značnou část vašeho dne nevyplňuje Inbox zero. Tak to myšleno nebylo.