TIP#321: Co dělat, když v práci dostanu e-mail, se kterým si nevím rady?

Takové mé trochu oblíbené téma, byť to slovo oblíbené by spíš mělo být v uvozovkách. Týká se pracovních e-mailů, situace kdy řešíte nějakou tu práci, do které je zapojené více lidí. Jedno jestli jste zaměstnanci nebo tým freelancerů, ale mailová komunikace slouží hlavně k informování, zpětným vazbám a posouvání se dál. Tím že se zapojení lidé ujmou toho co se jich týká a budou dělat to co dělat mají, tedy odvádět práci jak nejlépe umí.

Je ale běžné, že v onom týmu narazíte na jednoho či více jedinců, kteří sice dostanou zadání (ať už přímé, že se má něco udělat, nebo nějakou potřebu zpětné vazby, analýzy) a nestane se nic. Nestane se nic dokonce ani v termínu, který k dané věcí platí. Až v okamžiku kdy začnete nedodané urgovat, tak se většinou dozvíte něco jako že „nevěděl že to patří jemu“ nebo „že tomu nerozuměl“.

TIP: V podstatě byste mohli začít tipem Jak odpovídat na e-maily? Rychle? Průběžně? Dávkově? Vůbec?, který k tomuhle tipu hodně patří

Zmar a zhouba, lidé kteří se nedokáží zeptat. Proto zní otázka v titulku dnešního tipu jako „co dělat, když v práci dostanu e-mail, se kterým si nevím rady„. Má jednoduchou odpověď … zeptám se odesílatele, požádám o vysvětlení, zjistím si vše potřebné.

Je velmi snadné na e-mail, takový se kterým si nevíte rady, prostě napsat odpověď s žádostí o vysvětlení, doplnění, případně se ujistit, že jste to skutečně vy, kdo má něco odevzdávat  či řešit (nejste-li si jisti a není to přímo konkrétně a jmenovitě uvedeno). Je možné, že odesílatel nemá správně informace a oslovil vás omylem. Něco takového ale nepředpokládejte, nemělo by se to stávat.

Může se stát, že jste se ocitli pouze v pozici „na vědomí“, možná odesílatel doufá (nebo spíše, je si jist), že byste k dané věci mohli něco říci. Pokud co říci nemáte, jste si jisti, že se vás to netýká, je dobré prostě odpovědět. Něco ve smyslu toho, že děkujete, ale že nic k tématu nemáte. Dáte tak možnost odesílateli případně zareagovat, dovysvětlit, proč byste se měli či mohli zapojit.

Může se stát i to, že jste se jako adresát ocitli omylem. Podobné jméno, překlep, mýlka v osobě. Což je přesně další případ, proč byste se měli ozvat. Odesílatel o této chybě neví a bude si celou dobu myslet, že e-mail odešel té správné osobě. Může se to stát v rámci firmy, ale může to být i e-mail poslaný zvenčí, někým zcela cizím.

Možná ale moc dobře víte, že je e-mail adresovaný vám a co máte udělat, jen nevíte jak. V takové případě je hraní mrtvého brouka sice výborné, ale výsledek nikdy dobrý nebude.  Řešení je přitom snadné, nebát se ozvat s tím, že si nevíte rady, zda by nebylo možné to probrat. Případně najít další lidi, kteří vám mohou pomoci.

POZNÁMKA: V předchozí situaci „vím že to je moje, ale zaboha nevím co s tím“ je zcela nejhorší to nechat celou dobu ležet a na konci pak udělat nějaký ten skandál, ve kterém se pokusíte z odesílatel či zadavatele udělat absolutního pitomce a tiše doufat, že zanikne, že absolutní pitomci jste vy. Ano, bohužel, k podobným situacím dochází velmi často.

Ještě připadá v úvahu, že jste sice adresátem, ale na splnění potřebného je vyžadována součinnosti dalších lidí. Je tedy na vás, abyste je co nejrychleji vyrozuměli, vysvětlili vše potřebné, zadali úkoly. Tam se změníte možná v někoho, kdo bude právě tím odesilatelem a příjemci vašich e-mailů s vámi budou hrát stejnou hru, jako vy někdy hrajete s těmi co oslovují vás.

Mohli bychom ještě řešit otázku psaní správného předmětu, udržování vlákna používáním Odpovědět, správným používáním adresáta vs. kopie, potřebou držet e-mail krátký a strukturovaný, správnou práci s přílohami a řadu dalších věcí. To si ale můžeme nechat na nějaké další tipy, protože tenhle je opravdu jenom o tom, že máte na přijaté maily reagovat a řešit je.

TIP: Mám dávat do kopie e-mailu nadřízeného? Viditelně či snad ve slepé kopii? je další důležité téma týkající se (pracovních) e-mailů