825-330-unsplash-photo-1436262513933-a0b06755c784

TIP#292: Jak posílat přes Internet velké soubory a co je to vůbec velký soubor?

Tento tip je tak trochu zvláštní tím, že vlastně vše potřebné k posílání velkých souborů přes Internet už tu někde bylo popsáno. Pokud totiž potřebujete poslat něco opravdu velkého (což je v zásadě cokoliv co má megabajty a více), tak to nemůžete přiložit jako přílohu do e-mailu, musíte to nahrát do nějakého úložiště nebo cloudové služby a příjemci pak poslat pouze odkaz na stažení.

O klasických úložištích je řeč ve Velký přehled cloudových úložišť aneb Dropbox, OneDrive, Box.net a ti další, o trochu specializovanějším řešení pro fotografie je řeč v Kam online dávat fotky a má vůbec tohle nějaké dobré řešení? a ještě v Proč (většinou) mailem neposlat fotografie zabalené v ZIPu/RARu? (tam zjistíte podstatné, že posílat někomu fotografie zbytečně zabalené v ZIPu/RARu není moc dobrý nápad). Ale pojďme zpět k novému tématu.

Máte nějaký velký soubor, takový co má od megabajtu výše, případně více souborů, které dohromady nějaký ten megabajt představují. Potřebujete to někomu poslat, ale už jste možná dříve přišli na to, že takhle velké věci e-mailem poslat nejdou. Jeden důvod je ten, že se to velmi dlouho odesílá, druhá ten, že se to na druhé straně velmi dlouho stahuje, ale ten nejpodstatnější je, že to velmi často skončí jako nedoručitelné – poštovní schránky mívají většinou omezení na maximální velikost příloh.

Navíc, což je také dost časté, budete to samé třeba potřebovat poslat více lidem, případně to postupně poslat více lidem. Znamenalo by to, že byste to třeba posílali několikrát a celé by to bylo ještě komplikovanější.

Poslaní souboru přes cloudové úložiště

Řešení (to první) je to, že použijete cloudové úložiště, které vy sami používáte (Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud a Mail Drop funkce atd) a soubor uložíte ve svém cloudu a zpřístupníte ho pomocí odkazu, ten potom vložíte do e-mailu. Některé cloudové služby vám takový e-mail rovnou umožní poslat. Celé to má výhodu v tom, že do cloudu to nahrajete jenom jednou. Také tu, že pokud příjemce používá stejný cloud, tak si to bude moci snadno uložit do svého cloudu. Až soubor/soubory přestanete potřebovat „sdílet“, tak je můžete z cloudu odstranit.

POZOR: Posílání souborů pomocí sdílení odkazu znamená, že kdokoliv kdo se dostane k odkazu bude moci soubor stáhnout. Nehodí se pro posílání informací, které se nemají dostat do nepovolaných rukou. Sdílení přes cloudové úložiště (kdy oba příjemci mají stejný cloud) je lepší v tom, že nevzniká žádný veřejně dostupný odkaz. Pokud to ale nejde jinak, je vhodné posílané soubory alespoň uložit v ZIP/RAR archivu a opatřit silným heslem, případně využít nějaké možnosti klasického šifrování.

Poslání souborů přes specializované služby

Pokud vlastní (či firemní) cloud nemáte, nebo je soubor příliš velký, tak je zde možnost použít některé ze specializovaných služeb. Většina z nich je použitelná zdarma a umí uložit a zpřístupnit soubor i o velikostech několika gigabajtů (pamatujte, takto velký soubor se může do dané služby nahrávat i hodiny, o tom rozhoduje kapacita vašeho internetového připojení).

Běžně tyto služby fungují i bez registrace či zakládání účtů, případně mívají pokročilejší funkčnost, pokud si zaplatíte či připlatíte. Některé z nich umožňují nastavit jak dlouho z nich bude možné soubor stáhnout, některé na to mají vlastní omezení (zpravidla lze dobu prodloužit připlacením si). Celé to ale funguje prakticky stejně jako předchozí případ, soubor či soubory nahrajete do konkrétní služby, ta vám dá odkaz, který můžete poslat těm, kteří mají mít možnost si soubor stáhnout.

2015-10-19 07_32_33-Úschovna

Na výběr je řada služeb, ať už českých (což může mít výhodu v snazší/rychlejší internetové dostupnosti) nebo zahraniční. Například:

POZOR: Vedle výše uvedeného upozornění na vznik veřejně dostupného odkazu mají ještě některé služby vyhledávání, které pak snadno někomu cizímu umožní najít něco, co nikdy najít neměl. Na Ulož.to je běžné, že tam lidé i firmy sdílí věci, které by nikdy veřejně sdílet neměli. Bez ohledu na to kterou službu zvolíte, stále platí, že soubor umísťujete na Internet tak, aby byl veřejně přístupný – to že je k tomu nutná znalost URL nic neznamená, stále je veřejně dostupný.

2015-10-19 07_51_20-WeTransfer

V zahraniční najdete desítky dalších služeb, nemá smysl se pokoušet vyjmenovávat další. Některé z nich řeší lépe i otázku bezpečnosti, tedy pokud jim věříte, že skutečně šifrují soubory a neumožní k nim přístup jen tak někomu. Řada z úložišť je ve velkém používána pro ukládání nelegálních kopií filmů, hudby či software, takže na to také případně pamatujte, pokud se budete rozhodovat, které z nich použijete.

 Nahrát na vlastní web či FTP

Pokud máte (vy či vaše firma) nějaký webový server či FTP server, tak je zde stále ještě starý původní způsob, který se používal jeětě před vznikem cloudů a specializovaných služeb. Nahrát soubor či soubory na web či FTP a příjemci dát odkaz a případné potřebné přístupové údaje. Zde je také potřeba pamatovat na to, že stále nahráváte vše do veřejně přístupné podoby (nenechte se mýlit jménem a heslem pro případné přihlášení, někomu dalšímu je přece pošlete).

Měli byste vědět, že zejména v případě nahrávání a stahování přes FTP to je už opravdu hodně archaický způsob, který navíc není příliš pohodlný – jakkoliv se k FTP jde připojit z prohlížeče, moc dobře se s tím nepracuje. A případné zadávání jména a hesla také moc nepomáhá. V době kdy může váš příjemce navíc používat mobil či tablet je to ještě problematičtější.

TIP: V Jak synchronizovat soubory a složky mezi počítači? se dozvíte o tom, co výše uvedené služby často také umí, ale co můžete chtít řešit bez uložení někde v cloudu. Tedy o synchronizaci souborů mezi zařízením (počítači, mobilními zařízeními, úložišti).

Co že je to tedy ven velký soubor?

Už to bylo napsané v úvodu, ale je to docela prosté. Jako přílohy do mailu se hodí dávat pouze věcí, které mají pár stovek KB (viz Kilobajt? Megabajt? Gigabajt? A je 1 GB opravdu 1000 nebo 1024 MB? A co KB vs KiB, kB vs Kb?), zejména proto, že příjemce může mít omezenou velikost mailové schránky (běžné u firemní pošty). Ale také proto, že stahovat e-mail s megabajtovými přílohy nemusí být příliš vhodné – vždy je lepší mít možnost se rozhodnout co chci stáhnout.

V době kdy e-maily čteme na mobilech a tabletech je vynechání velkých příloh z e-mailů rozumné, nemůže se stát, že by někdo omylem dal „stáhnout přílohy“ a pak se divil, kam se mu poděl celoměsíční FUP.

Pokud se přílohou (či přílohami) pohybujete nad 500 KB (tedy půl megabajtu), tak je už vhodný čas přemýšlet nad tím,  jak to poslat přes nějaký ten cloud či službu k tomu ručenou.