TIP#136: Pár zásadních poučení, když vám odejde hlavní pracovní stroj. Aneb život v cloudu

Včera po příjezdu z Brna se nepodařilo zapnout můj počítač, potutelně poblikávala kontrolka a nic. Na rychlé pořízení zdroje (protože to je první možnost co že vlastně odešlo) už nebyla šance, CZC.cz zavíralo za hodinu, Alza.cz ho mohla mít v Holešovicích až v sobotu. Takže jsme ho právě tam objednal a nechal to na sobotu. Co jsem ale nechat moc nemohl byla nutnost postarat se o maily a nějaké další věci, které cesta do Brna a zpět znemožnila. A tady přichází do hry to, že pokud máte věci dostatečně v cloudu, tak jste vlastně v pohodě.

Cloud, neboli odsunutí vašich souborů, dat a v některých případech i programů/aplikací na Internet, je v tomto ohledu jedna z nejvíce užitečných věci. Popadl jsem notebook, připojil k němu klávesnici z velké mašiny, napojil na LCD pro druhý monitor a po zapnutí měl všechno potřebné dostupné. Všechno, až na pár drobností. Nejsou na něm věci jako World of Warcraft či LOTRO, ale to není něco co je potřeba. V cloudu chybělo pár souborů kde pro @365tipu uchovávám rozpracované věci, prostě jsem udělal kdysi chybu a založil je ve složce, co je pouze lokální.

Poučení je jasné a jako experiment je to nakonec poměrně dost užitečné. Tedy, pochopitelně, doufám, že to je opravdu jenom tím zdrojem, protože pokud je to základní deska, tak to bude daleko nepříjemnější, ale pořád je tu fakt, že díky cloudovým službám a úložištím nemám žádný zásadní problém. A z experimentu plynou i následující poučení.

(1) Pokud je vše někde v cloudu, pohoda

Samozřejmě něco tam občas zapomenete dát, ale zapnout notebook a mít vše z Dropboxu či odjinud je velmi šikovné. Důležité je, abyste do cloudu dostali i všechny ty různé pracovní soubory, věci co si ukládáte na později, rozpracované dokumenty. Pokud něco necháte mimo, budete trpce plakat. Související čtení k tomuto tématu je Dropbox, nebo jakékoliv jiné cloudové, souborové úložiště. Hodně to umí pomoci.

Pokud pracujete s více klienty (jako já), tak je cloud velmi vhodný nejenom pro vás, ale můžete cloudově uložené soubory (samozřejmě takové, které tam ukládat můžete a je to bezpečné) s klienty i přímo sdílet. Řada mých klientů tak jako tak s Dropboxem pracuje, takže běžně oni sami nasdílí vše potřebné.

(2) Na Historii souborů ve Windows 8 není spolehnutí

Proč? Inu, zastavuje se a zjistíte, že vám pár dní chybí, aniž byste o tom měli šanci se dozvědět. Museli byste po každém restartu počítače sledovat jestli se náhodou nezastavila a to dělat nebudete. Viz Zálohování není radno podceňovat. Víte, že ve Windows 8 máte službu jménem Historie souborů? a připomenu, že podobnou službu má Apple v podobě Time Machine, takže tam na ni také nezapomínejte.

(3) Mít zálohu je samozřejmě nutné

Tu ale na jiný stroj celou neobnovíte, takže ten cloud, ten je podstatný než začne zase fungovat původní stroj. Navíc je otázka, jestli budete mít nervy na denní zálohování. Tady je opravdu klíčové nastavit si správně ukládání někam do cloudu, je to efektivnější i pohodlnější. Ale pokud budete opravdu velmi často zálohovat (a musí to být na nějaký externí nebo síťový disk, viz Čím zálohovat počítač s Windows? A proč vůbec zálohovat), tak vám samozřejmě hodně pomůže k případnému získání potřebných souborů.

TIP: Kam se ve Windows 10 (Windows 8) ztratilo zálohování? Jak zálohovat Windows 10? se vám bude líbit, ve Windows 10 je totiž zpět klasické Zálohování z Windows 7. Plus bitové kopie, One Drive a HIstorie souborů.

Rychleji je ale nejdete v cloudu. Případné obnovení by navíc vyžadovalo čas a prostor. Něco jako Dropbox znamená, že vše potřebné máte dostupné. Pokud navíc máte notebook co udržuje synchronizaci Dropboxu aktuální, tak o nic nikdy nepřijdete a prostoje nebudou.

Tady je dobré vědět že můžete zálohovat i do cloudu (viz Co byste měli vědět o o cloudovém zálohování?).

11149374_10153313656294931_612646586768715016_n
Mrtvola čeká na novy zdroj. A já doufám, že to je zdrojem a ne základní deskou.

(4) Mít něco jako Chrome a synchronizované profily je k nezaplacení

Pokud používáte Chrome, tak můžete vytvářet řadu profilu, které pak na dalším počítači po připojení k e-mailu rovnou nastaví  nejenom oblíbené, hesla ale i rozšíření. Na údržbu oblíbených (bookmarks) nezapomínejte, je opravdu dobré si je vytvářet a uchovávat, protože pak nemáte problém najít to co běžně používáte a nepamatujete si to z hlavy.

Chrome hodně pomůže, pokud si pro různé role (které zastáváte) vytváříte samostatné profily, můžete k nim přiřazovat samostatné @gmail (nebo Google Apps) adresy, takže budete mít opět vše uložené u příslušné role. Osobně tohle používám už hodně dlouho hlavně tak, že pro jednotlivé klienty mám vytvořené samostatné profily v Chrome a tím i rozdílné sady oblíbených, uložených hesel a dalších věcí.

@365tipů má také svůj vlastní profil v Chrome, stalo se v zásadě třetím Chrome otevřeným setrvale (jedno Chrome patří ke Google Apps, druhé Chrome k @gmail.com účtu co používám pro sociální sítě a je to původní mail z doby před začátkem placení Google Apps). Má vlastní hesla, má vlastní oblíbené, rozdílnou sadu otevřených záložek, vlastní otevřený Gmail, Twitter i WordPress.

(5) LastPass či cokoliv co si pamatuje a synchronizuje hesla

Správce hesel je rozhodně k nezaplacení, není samozřejmě marné je mít uložené v chráněném souboru bokem, včetně dalších potřebných informací, ale to aby si prohlížeč nebo nějaký software vše pamatoval a navíc to umožňoval synchronizovat je podstatné. Viz ostatně Správce hesel vám pomůže nejenom si hesla pamatovat, ale také zlepší bezpečí

Pokud používáte dvoufaktorové ověření přihlašování (což byste pro podstatné účty rozhodně měli), tak nezapomeňte na vhodný nápad mít někde bezpečně uložené náhradní klíče pro přístup v okamžiku kdy nebudete mít v ruce tolik potřebný mobil. Ať už proto, že se mu vybila baterie, nebo proto že přestal fungovat.

 (6) Hudba v cloudu, třeba Spotify taky prima

Proč? Protože pořád budete mít co poslouchat. A jakkoliv tohle může znít jako nepodstatné, tak my co potřebujeme hudbu k práci víme, že to je zásadní. A viz Málokdo tuší, jak jednoduché je mít legálně hudbu. Doporučte přátelům Spotify, Rdio či další podobné služby

(7) Cloud může přinést nezávislost na platformě

Většina z doposud uvedeného vám navíc pomůže i v okamžiku, kdy budete muset přejít dočasně z Windows na Linux či MAC. Výhoda řady cloudových řešení je, že umí fungovat bez ohledu na platformu. Je jasné, že některé programy nikdy multiplatformní nebudou (Adobe CC pro Linux například není), ale zatím se stále bavíme hlavně o tom, jak moci dělat alespoň ty nejzásadnější věci. Pokud se živíte prací v Adobe CC, tak je to také zásadní, ale už podstatně komplikovanější. Což přivádí následujícímu poznatku.

(8) Čím víc věcí vám funguje z prohlížeče, tím líp.

 Rozhodně si udržujte na notebooku či náhradním stroji sadu programů co je zásadní pro vaši práci. Což představuje trochu práce navíc, ale třeba Adobe CC se udržuje snadno. Pokud tedy budete mít na notebooku vše potřebné stejně jako na hlavním stroji, tak jste vcelku v pohodě. A ano, vím, předpokládá to, že máte takto nastavené pracovní prostředí, nic není univerzální a použitelné pro každého.

 (9) Maily v Google Apps či jiném „cloudovém“ řešení jsou dost klíčová záležitost

Lokální maily v něčem jako Outlook/Thunderbird vám budou v této situaci k ničemu, ale pokud aspoň máte přístup přes IMAP k takovýmto schránkám, tak rozhodně nic neřešte lokálně a všechno nechávejte online. Musím dodat, že opuštění Outlooku a nepoužitelných lokálních „OST“ souborů byla jedna z nejlepších věcí co jsem před několika lety udělatl. Tehdy jsem přešel na Google Apps, nahrál tam zpětně maily za několik let a dodnes jsem rád za toto rozhodnutí.

Gmail/Google Apps osobně používám v prohlížeči, nepotřebuji žádného poštovního klienta. Používám ale ještě Thunderbird, protože u některých klientů mám poštovní adresy a komunikace maily probíhá jenom přes ně. Ale tam hraje hlavní roli IMAP a lokálně se nestahuje nic, pouze se uchovává kopie.

(10) Pokud váš notebook umí připojit víc monitorů, tak máte vyhráno

Rozdíl „skoro“ nepoznáte (tedy, abych byl přesný, tak samozřejmě displej notebooku je podstatně menší než běžný hlavní LCD, ale pořád je tu druhý velký LCD kde lze pracovat), klávesnici a myš k němu samozřejmě připojíte snadno. V tomto ohledu je vhodné myslet na to, abyste měli někde schované potřebné kabely. Ostatně viz Pořiďte si druhý monitor a už nikdy nebudete chtít pracovat na jednom

 (11) Věci jako TweetDeck, Buffer či cokoliv dalšího pro správu sociálních sítí

Pokud pečujete o nějaké ty sociální sítě, ať už své nebo klientské, tak hodně pomáhají pomůcky pro správu. Prostě se přihlásíte do Tweetdecku, Hootsuite či Bufferu a budete mít zpět vše co potřebujete. To, že plánujete příspěvky dopředu znamená, že výpadek nic neohrozí. A z jiného stroje pořád můžete do Bufferu posílat nové věci.  Viz Buffer oceníte v okamžiku, kdy chcete plánovat věci na sociálních sítích dopředu.

(12) Dávkové, nastavovací skripty, tohle vše si také uložte do cloudu

Pokud máte nějaké nastavení sdílených disků a podobných věcí, tak je dobré si to ukládat v podobě dávkových soborů a ty mít, samozřejmě, v cloudu. Protože pak je stačí prostě spustit na jiném stroji. Totéž platí pro nějaké další dávkové soubory – pokud třeba máte něco pro zálohování hostingu vašich webů. neukládejte si to lokálně.

(13) Odkládat si věci k zpracování do cloudu je dobrý nápad

V mém případě jde hlavně o články nebo podklady pro články a právě ty je také vhodné ukládat do cloudu nebo do nějaké služby k tomu se hodící (Pocket v mém případě, pokud jde o odkazy na články, viz Co používat pro odkládání věcí (článků) na pozdější přečtení?) se také velmi hodí, vzniká vám tam zásobník věcí k možnému zpracování a máte ho dostupný kdykoliv a kdekoliv. Tady se hodí i něco jako RSS/Feedly (viz K čemu vám může být RSS a Feedly aneb jak mít stále co číst) protože vám zůstává i „archiv“ toho co jste četli.

Osobně mám v cloudu uložené i stovky ilustračních obrázků a fotografií, ze kterých dělám výřezy používané do záhlavní článků či na sociální sítě. Nové hledám ve fotobankách (zejména těch co mají obrázky použitelné zdarma a volně), ale tam vždy najdu i něco co jsem zrovna nechtěl a bude se hodit pro něco jiného. A to právě odkládám také do cloudu, mám je pak přístupné později kdykoliv a kdekoliv.

(14) Úkolníky, výkazy práce, plánování patří také do cloudu

Jedna z věcí, kterou mám v cloudu už dlouho jsou různé výkazy odvedených prací a úkolníky, zejména ty které je navíc ještě potřeba s někým sdílet. Tady je lepší než něco jako Dropbox (tedy pouze cloudové úložiště) používat něco jako Google Docs, tedy to co umožňuje kolaboraci, společnou práci nad tabulkami a dokumenty. Vedlejší efekt potom je, že k nim máte přístup kdykoliv, kdekoliv a odkudkoliv.

V případě různých úkolníků, plánovačů, TODO listů je možné používat řadu velmi povedených aplikací. Osobně mám dokonce koupený TODOist, ale paradoxem věci je, že se stejně nakonec vracím k těm jednodušším způsobům využívajícím Google Docs. Stejně tak dobré jsou různé cloudové systémy pro práci týmů, takže vždy pamatujte na to, že vám přinášejí i nezávislost na jednom konkrétním kusu železa.

(15) Mobilita, nejenom notebooková

Vše výše popsané má ještě velký vliv na to, že řadu z vámi používaných věcí můžete mít přístupných nejenom v notebooku (ten je přeci jen buď alternativa k počítači, nebo pro některé lidi hlavní stroj). Cloudové služby mají aplikace pro mobilní telefony a tablety, stejně jako tam snadno získáte přístup k e-mailu. Chce to opět totéž, mít tablet či telefon připravený k tomu, abyste ho mohli použít alespoň v případě nouze.

(16) Kalendář a kontakty v cloudu

S mobilitou nakonec stejně souvisí i to, že už déle máte kalendář a kontakty v mobilu. V mém případě to řeší Google Apps a Android, takže se vše synchronizuje a nastavuje samo, včetně napojeného iPadu. Původně mi tahle maličkost ani nedošla, ale je vlastně hodně podstatná. Mít kontakty a kalendář někde na právě nefunkčním stroji či mobilu by bylo zlé. Nespoléhejte se na to, že máte kontakty na lidi v mobilu, postarejte se aby to bylo řešení, které je ukládá do cloudu.

Je to všechno? Těžko říci, jsou to věci, které jsem řešil nebo potkal od včerejšího pozdního odpoledne, kdy můj normální stroj nefunguje a během pár minut jsem přešel k práci na notebooku. Pokud ještě něco objevím, tak určitě přidám. Pokud vás něco napadlo, tak napište. Na 365tipu@gmail.com, přes @365tipu na Twitteru nebo přes Stránku na Facebooku.

Foto (v záhlaví): Gratisography.com